Hội nghị trực tuyến không chỉ là kết nối một loạt các luồng video và âm thanh. Đó chỉ là một phần thiết yếu, Zoom có vô số tính năng bổ sung có thể giúp bạn trải nghiệm mượt mà và thậm chí thú vị hơn. Một số có thể truy cập thông qua phiên bản pro, nhưng mọi thứ được liệt kê dưới đây đều có sẵn trong phiên bản Zoom miễn phí. Trong cuộc họp có nhiều hơn hai người tham gia được giới hạn trong 40 phút, do đó bạn nâng cấp để vượt qua giới hạn về thời gian.
Lưu ý: Nếu bạn không thể tìm thấy tính năng được đề cập ở đây, bạn có thể phải bật tính năng này trong profile của mình. Bạn không thể kiểm soát tất cả các cài đặt của mình từ ứng dụng Zoom trên máy tính để bàn hoặc ứng dụng di động. Để có danh sách đầy đủ các tính năng và tùy chọn, hãy truy cập Zoom.us và mở tab Setting. Bạn có thể tìm thấy tất cả các cài đặt ở đó. Bạn cũng có thể truy cập thông qua tab Advance Options trong cài đặt ứng dụng Zoom.
1. Nền ảo
Bạn có thể thay đổi hình nền của mình thành bất kỳ hình ảnh nào bạn muốn. Nếu bạn không có background hấp dẫn hoặc muốn hiển thị nền nổi bật hơn chút, tính năng này khá là hữu ích.
Nó hoạt động tốt nhất nếu bạn có một màu duy nhất phía sau bạn. Bạn có thể kích hoạt nó trong Settings -> Virtual Background, hoặc nếu bạn đang thực hiện cuộc gọi, bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh nút Start/Stop Video và chọn Choose a virtual background.
2. ID Cuộc họp cá nhân - Personal Meeting ID
Nếu bạn thường xuyên sử dụng Zoom để gặp gỡ một số người nhất định, bạn chỉ có thể cung cấp cho họ ID cuộc họp cá nhân thay vì gửi cho họ một liên kết mới mỗi lần. ID của bạn không bao giờ thay đổi và nếu bạn đang sử dụng nó để tổ chức cuộc họp, bất kỳ ai cũng có thể tham gia cuộc họp đó với liên kết bạn đã gửi cho họ lần đầu tiên.
Cách dễ nhất để tìm ID cuộc họp cá nhân của bạn là bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ xuống bên phải của New Meeting trên trang chính của ứng dụng Zoom và tìm số ở phía dưới. Bạn có thể bắt đầu cuộc họp bằng ID của mình bằng cách đánh dấu vào Use My Personal Meeting ID (PMI) và nhấp vào nút camera ở trên. URL cho cuộc họp này sẽ hoạt động cho bất kỳ cuộc họp nào được lưu trữ với PMI của bạn trong tương lai.
3. Lập lịch cuộc họp định kỳ
Tạo cuộc họp mới và điều chỉnh các cài đặt của nó không khó lắm, nhưng nếu bạn thường xuyên lên lịch cuộc họp hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, có thể hợp lý hóa quy trình bằng cách chỉ tạo cuộc họp định kỳ. Các cuộc họp này sẽ tự động bắt đầu vào thời gian đã lên lịch, URL và cài đặt không bao giờ thay đổi. Tất cả bạn phải làm là nhảy vào đúng thời điểm và cuộc họp của bạn sẽ được thiết lập.
Công việc này khá đơn giản. Chỉ cần chuyển đến tab Schedule, đánh dấu vào ô Recurring meeting và thiết lập thời gian cũng như tùy chọn bạn mong muốn. Chọn No fixed time, có nghĩa là cuộc họp về cơ bản sẽ luôn diễn ra và bạn có thể sử dụng liên kết để tham gia bất cứ lúc nào.
4. Chú thích cộng tác
Zoom cho phép bạn chú thích các màn hình được chia sẻ với text, shapes, vẽ tự do, con trỏ.... Nếu bạn cần cộng tác trong một số quy trình thiết kế, có thể bạn sẽ sử dụng công cụ này khá nhiều.
Công cụ chú thích sẽ xuất hiện trong thanh chia sẻ trên cùng nổi khi ai đó bắt đầu chia sẻ màn hình. Chỉ cần đẩy chuột lên trên cùng màn hình máy tính, nhấp vào Annotate, chú thích và chọn từ menu tùy chọn chú thích.
Nếu bạn tổ chức cuộc họp và các chú thích của người tham gia đang dần mất kiểm soát, bạn có thể vô hiệu hóa chúng bằng cách nhấp vào ba dấu chấm ở bên cạnh thanh menu và chọn Disable participants annotations. Bạn cũng có thể chọn hiển thị tên của người chú thích, điều này có thể giúp bạn tìm ra ghi chú nào thuộc về người nào.
Sau khi hoàn thành các chú thích, bạn có thể lưu ảnh chụp màn hình bằng cách nhấp vào nút Save trên trên thanh menu.
Lưu ý: nếu bạn không thấy tùy chọn chú thích khi bạn chia sẻ màn hình của mình, bạn cần bật nó bằng cách đăng nhập vào tài khoản Zoom của mình trong trình duyệt.
5. Bảng trắng - Whiteboard
Nếu bạn chỉ cần một bảng phác thảo hợp tác chứ không phải chú thích màn hình, bạn có thể sử dụng tùy chọn bảng trắng của Zoom. Nó đi kèm với bộ công cụ cơ bản giống như chú thích màn hình, ngoại trừ việc chia sẻ một màn hình trắng trống có thể vẽ và gõ vào. Giống như công cụ chú thích, bạn có thể tải xuống ảnh chụp màn hình.
Để sử dụng nó, chỉ cần vào nút New Share và chọn tùy chọn của Whiteboard.
6. Breakout Rooms
Các cuộc họp lớn với nhiều trọng tâm có thể gây nhầm lẫn nếu mọi người đang cố gắng nói về những điều khác nhau với những người khác nhau, đó là lý do tại sao Zoom cho phép Breakout Rooms. Chức năng này cho phép bạn chia cuộc họp lớn thành nhiều nhóm cuộc họp nhỏ hơn có thể (tùy chọn) trở lại phiên chính bất cứ lúc nào.
Tuy nhiên, đây là một trong những tính năng mà bạn có thể phải bật thông qua đăng nhập dựa trên trình duyệt vào tài khoản Zoom của mình. Để làm điều đó, chỉ cần đăng nhập vào Zoom và chuyển đổi trên cài đặt Breakout Rooms. Sau đó, bạn sẽ thấy các tùy chọn Breakout Rooms trên thanh công cụ của mình bất cứ khi nào bạn thực hiện cuộc gọi.
Để sử dụng nó, chỉ cần nhấp vào tùy chọn Breakout Rooms trên menu và sử dụng nút Add a room để thêm bao nhiêu phòng bạn cần (tối đa 50). Bạn có thể chỉ định mọi người theo nhóm theo cách thủ công hoặc để Zoom tách chúng ra một cách ngẫu nhiên, bạn có thể xáo trộn mọi người xung quanh và quản lý cài đặt cho từng nhóm.
7. Điều khiển từ xa
Zoom cho phép bạn yêu cầu sử dụng chuột và bàn phím truy cập vào màn hình dùng chung của người dùng khác, cho phép bạn tương tác với nội dung trên máy của họ.
Đây không phải là truy cập máy tính để bàn từ xa. Zoom có một tính năng khác, vì vậy đừng lo lắng người dùng ở đầu kia có thể truy cập các tệp riêng tư, ứng dụng hoặc hoạt động của hệ điều hành. Họ chỉ có thể làm những thứ trên cửa sổ bạn đang chia sẻ.
Nếu bạn là người xem, bạn có thể yêu cầu quyền truy cập vào màn hình được chia sẻ bằng cách mở menu thả xuống Options trên trên thanh thông tin chia sẻ màu xanh lá cây ở đầu màn hình của bạn. Nếu bạn là người chia sẻ màn hình, bạn có thể trực tiếp cấp quyền truy cập bằng cách nhấp vào nút Remote Control của chế độ điều khiển từ xa xuất hiện trên thanh công cụ chia sẻ ở đầu màn hình.