Hàng ngày, tại các bệnh viện trên nội thành thành phố phải tiếp nhận một số lượng lớn bệnh nhân. Việc xử lý hồ sơ bệnh nhân mới tiếp nhận và việc theo dõi ghi chép thông tin bệnh án, tình hình bệnh, các khoản chi phí của bệnh nhân trong quá trình nằm viện đòi hỏi tốn rất nhiều nhân lực và thời gian. Để giảm thiểu bớt công việc cho nhân viên bệnh viện thì việc bệnh viện áp dụng hệ thống phần mềm quản lý bệnh nhân là điều cần thiết.
Hệ thống quản lý bệnh nhân nội trú được phân chia theo vai trò nhân viên bệnh viện như sau :
Nhân viên tiếp nhận
Là người trực tiếp tiếp nhận hồ sơ bệnh nhân.
Mỗi bệnh nhân có tên, mã (để phân biệt), địa chỉ, số điện thoại nhà, số điện thoại di động, số điện thoại người thân, địa chỉ, ngày nhập viện, ngày xuất viện, loại máu, RHFactor. Mỗi bệnh nhân được 1 bác sĩ điều trị, thuộc 1 khoa và thuộc 1 phòng bệnh cụ thể.
Nhân viên tiếp nhận sẽ thực hiện chức năng thêm bệnh nhân khi bệnh nhân nhập viên và sẽ cập nhật thông tin bệnh nhân nếu có thay đổi, bổ sung.
Ngoài ra nhân viên tiếp nhận còn thêm thông tin bệnh án cho bệnh nhân trong quá trình nằm viện. Thông tin bệnh án bao gồm: Tên bệnh nhân, tình trạng, chuẩn đoán và thông tin thêm để bác sĩ điều trị nắm bắt tình trạng bệnh nhân kịp thời, nhanh chóng.
Thư ký y khoa
Ghi nhận hướng điều trị, tình trạng bệnh án và thêm thuốc đã cấp cho bệnh nhân theo ngày.
Sau khi bác sĩ họp hội chẩn đề ra hướng điều trị thì thư ký y khoa sẽ phải cập nhật thông tin hướng điều trị cho bệnh nhân vào phiếu theo dõi bệnh án. Thông tin bao gồm tên bệnh nhân, ngày lập, tình trạng, hướng điều trị.
Sau khi thêm hướng điều trị cho bệnh nhân, thư ký y khoa phải cập nhật bệnh án cho bệnh nhân dựa trên các đánh giá của bác sĩ trong ngày, thông tin gồm tên bệnh nhân, ngày lập, tình trạng bệnh, đánh giá của bác sĩ, huyết áp tối đa, huyết áp tối thiểu, nhiệt độ.
Bác sĩ điều trị sẽ kê đơn thuốc và thư ký y khoa sẽ thêm thuốc cấp cho bệnh nhân theo ngày theo số lượng được chỉ định.
Thêm dịch vụ bệnh nhân đã sử dụng trong ngày gồm thuốc: tên thuốc, số lượng, đơn giá ngày; dịch vụ: tên dịch vụ, số lượng, đơn giá ngày; phòng: tên phòng, giường, đơn giá.
Kế toán
Quản lý các khoản thu chi của bệnh nhân trong suốt quá trình nằm viện.
Trong suốt quá trình nằm viện, bệnh nhân chỉ đóng những khoản tạm ứng, đến khi xuất viện kế toán sẽ thống kê các khoản dịch vụ đã sử dụng trừ cho khoản tạm ứng. Kế toán có trách nhiệm kiểm tra các khoản tạm ứng có đủ chi trả các dịch vụ chỉ định và phải đảm bảo khoản tạm ứng không được nhỏ hơn số tiền tạm ứng tối thiểu mà bệnh viện yêu cầu.
Khi bệnh nhân xuất viện yêu cầu thanh toán hoặc khi có yêu cầu kế toán phải lập bảng kê chi tiết quá trình đóng tạm ứng của từng bệnh nhân, các khoản dịch vụ bệnh nhân đã sử dụng trong suốt quá trình đóng tạm ứng.
Khi bệnh nhân đến thanh toán các khoản tạm ứng hoặc thanh toán viện phí xuất viện, kế toán lập biên lai thu tiền cho bệnh nhân. Biên lai được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho bệnh nhân, 1 liên lưu lại để làm chứng từ.
Bác sĩ
Người trực tiếp khám và điều trị cho bệnh nhân trong suốt quá trình nằm viện. Mỗi bệnh nhân được 1 bác sĩ điều trị chính chịu trách nhiệm điều trị bệnh nhân trong suốt quá trình nằm viện, mỗi khoa có một bác sĩ trưởng khoa người chịu trách nhiệm giải quyết các yêu cầu, kiến nghị của bác sĩ điều trị về tình hình điều trị bệnh nhân.
Bác sĩ thường xuyên thăm khám bệnh nhân để nắm bắt những biến chuyển bệnh kịp thời có những hướng điều trị thích hợp. Khi phát hiện những dấu hiệu bệnh nghi vấn bác sĩ điều trị yêu cầu mở cuộc hội chẩn trực tuyến để có thể trao đổi trực tuyến với các bác sĩ khác thuộc khoa mình hoặc các khoa liên quan để sớm tìm ra hướng điều trị thích hợp góp phần điều trị bệnh nhân nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.
Khi có yêu cầu hội chẩn, bác sĩ trưởng khoa sẽ xem xét và giải quyết yêu cầu. Nếu đồng ý thì bác sĩ trưởng khoa tạo 1 cuộc hội chẩn trực tuyến gồm 1 bác sĩ chủ trình (người chịu trách nhiệm giám sát cuộc hội chẩn và quyết định kết quả hướng điều trị cuối cùng. Nếu bác sĩ chủ trì thoát khỏi cuộc hội chẩn thì cuộc hội chẩn sẽ tự động kết thúc, khi bác sĩ chủ trì chưa tham gia hội chẩn thì các bác sĩ tham gia chưa được phép tham gia) và ít nhất 1 bác sĩ tham gia để cùng thảo luận đề ra hướng điều trị thích hợp với từng trường hợp bệnh cụ thể.
Cuộc hội chẩn trực tuyến còn giúp các bác sĩ trao đổi kinh nghiệm, trình độ chuyên môn một cách dễ dàng, tiện lợi.
Thư ký khoa
- Thêm hướng điều trị cho bệnh nhân
- Cập nhật bệnh án cho bệnh nhân dựa theo các đánh giá của Bác sĩ trong ngày.
- Thêm thuốc/ dịch vụ đã cấp cho bệnh nhân trong ngày
Nhân viên kế toán
- Lập biên lai thu tiền viện phí tạm ứng của bệnh nhân.
- Kiểm tra chi phí phát sinh khi nằm viện của bệnh nhân và tiền tạm ứng.
- Lập biên bản đề nghị đóng thêm tiền tạm ứng.
- Lập bảng kê chi tiết các chi phí phát sinh trong quá trình nằm viện.
- Lập bảng thống kê quá trình đóng tiền tạm ứng của bệnh nhân.
Nhân viên phòng tiếp nhận
- Quản lý hồ sơ bệnh nhân
- Thêm bệnh án cho bệnh nhân
Bác sĩ
- Xem thông tin bệnh án bệnh nhân do mình điều trị hoặc bệnh nhân của Khoa( nếu là Trưởng Khoa)
- Yêu cầu hội chẩn online
- Tham gia hội chẩn online
- Tạo 1 cuộc hội chẩn online
- Ghi nhận kết quả hội chẩn
Người dùng
- Đăng nhập hệ thống
- Thay đổi mật khẩu
- Tra cứu thông tin bệnh nhân
Quản trị hệ thống
- Quản lý Tài khoản nhân viên bệnh viện
- Quản lý Phòng
- Quản lý Khoa
- Quản lý Dịch vụ
- Quản lý Thuốc