1. Định nghĩa
Website truyền thống có nhược điểm là khả năng tích hợp các thông tin, dịch vụ từ nhiều nơi vào một là rất khó khăn, thậm chí không thể làm được về mặt nguyên tắc công nghệ. Vì vậy, cổng (Portal) thay thế cho các Website đơn lẻ. Portal là một môi trường giao diện Web thống nhất cho phép truy cập đơn giản, bảo mật đối với dữ liệu và các chương trình ứng dụng cho người dùng. Portal có thể thu thập, tích hợp và cung cấp thông tin theo nhu cầu đặc thù của mỗi cá nhân, giúp các đơn vị tìm được cách thức giao tiếp cao cấp và riêng tư.
Có nhiều khái niệm về cổng thông tin điện tử tích hợp khác nhau, và cho đến nay chưa có khái niệm nào được coi là chuẩn xác. Một số tên gọi gần tương đương với thuật ngữ “portal” như Cổng thông tin điện tử hoặc Cổng giao tiếp điện tử hoặc Cổng giao dịch điện tử. Cả 3 tên gọi này đều có thể hiểu tương đương với “portal”, tuy nhiên với các ứng dụng ở Việt Nam, chúng lần lượt thể hiện 3 cấp độ phát triển khác nhau, từ thấp đến cao. Tùy theo nhu cầu và định hướng phát triển của đơn vị, người lãnh đạo có thể quyết định tên gọi nào cho phù hợp, trong khi bản chất không thay đổi, được tạm gọi là bản chất về “cổng”.
Cổng thông tin điện tử: khái niệm này tự nó giải thích, nghĩa là một dạng web site tổ chức theo hướng portal và sử dụng công nghệ portal, chủ yếu mang tính chất thông tin. Đây là bước phát triển đầu tiên của quá trình xây dựng cổng giao tiếp điện tử và/hoặc cổng giao dịch điện tử sau này.
Cổng giao tiếp điện tử: Là bước kế thừa của một cổng thông tin điện tử, nhưng giàu dịch vụ hơn, và điều căn bản là cung cấp các khả năng giao tiếp 2 chiều giữa người cung cấp và người sử dụng. Bên trong của hình thức này là các khả năng giao tiếp ngang có tính chất liên thông và tự động cao.
Cổng giao dịch điện tử: Là bước kế thừa của một cổng giao tiếp điện tử, nhưng giàu dịch vụ thương mại, dịch vụ trực tuyến hơn, hướng tới một “cuộc sống trực tuyến” cho mỗi người. Ngày càng nhiều dịch vụ được ghép thêm vào cổng, kể cả các ứng dụng TMĐT hay chính phủ điện tử của địa phương. Cổng giao dịch còn thực hiện các chức năng giao dịch với các nhà cung cấp dịch vụ khác, các cổng khác, một cách tự động thông qua các dịch vụ công nghệ bên dưới hệ thống mà người dùng không cần quan tâm.
Portal cho phép cung cấp nhiều loại dịch vụ Internet trên cùng một trang chủ, sử dụng mô hình cổng, ngoài nhiệm vụ chính còn cung cấp một số dịch vụ miễn phí như công cụ tìm kiếm, tin tức trong và ngoài nước, nơi truy tìm hàng bán, thư điện tử hay phòng thoại (chat room) và các diễn đàn. Đây là một mô hình tổng hợp nhiều chức năng, ngày càng được ưa chuộng vì sự đa dạng của nó. Mô hình này có nhiều ưu điểm, nhưng cũng đòi hỏi phải đầu tư rất lớn và quản lý chuyên nghiệp để có thể là một “khu phố” trên mạng của mọi người.
2. Tính năng của Portal:
Khả năng phân loại nội dung: cho phép tổ chức nội dung và ứng dụng theo nhiều cách khác nhau để đáp ứng các yêu cầu không giống nhau của các nhóm (phân loại theo người sử dụng, phòng ban, đơn vị) bên trong một tổ chức.
Khả năng tìm kiếm và chỉ mục: Portal cung cấp hoặc tích hợp được các hệ thống tìm kiếm và đánh chỉ mục các văn bản, tài liệu để giúp người sử dụng có thể nhanh chóng truy xuất đến những thông tin họ cần.
Khả năng quản lý nội dung: là một tính năng hữu hiệu cho phép người sử dụng không cần hiểu biết về kỹ thuật có thể tạo lập được nội dung. Portal cũng phải kiểm soát được các truy xuất đến từng nội dung để đảm bảo chỉ những người có quyền mới có thể truy nhập được các văn bản mà họ được cấp phép.
Khả năng cá nhân hoá: Portal hiển thị hay thể hiện theo nhiều cách khác nhau tuỳ thuộc vào nhóm người sử dụng. Mỗi các nhân có thể tự chỉnh sửa, tái lập lại các hiển thị thông tin, ứng dụng, nội dung theo sở thích hoặc để phù hợp với công việc của mình.
Khả năng tích hợp các ứng dụng: Portal cung cấp một môi trường tích hợp toàn bộ các ứng dụng Website đang có. Khía cạnh tích hợp này bao gồm hỗ trợ truy cập một lần (một cổng), kể cả các tài nguyên, trang Web bên ngoài, hỗ trợ các dịch vụ Website và có thể hiểu Portal mạng lại một ứng dụng được tích hợp.
Các công cụ phát triển: Sản phẩm Portal cung cấp các công cụ phát triển mạnh mẽ và dựa trên các tiêu chuẩn, cho phép kỹ thuật viên tích hợp các ứng dụng và các chức năng Portal mở rộng khác.
Các tính năng của một ứng dụng lớn: Portal đáp ứng được các tính năng chuẩn của một phần mềm ứng dụng lớn như: Khả năng đáp ứng được dư thừa dữ liệu, khả năng chịu lỗi, khả năng cân bằng tải (chia luồng xử lý), khả năng sao lưu.
Khả năng hỗ trợ Mobile và công nghệ không dây: Portal phải có khả năng vận hành đa nền, đa phương tiện. Cho phép người sử dụng có thể sử dụng nhiều hệ điều hành khác nhau, thông qua các trình duyệt web khác nhau để truy xuất vào Portal. Bao gồm cả các phương tiện như điện thoại di động, các loại máy tính cầm tay, PDA (Personal Digital Assitant) không dây.
Khả năng truy cập một lần (single sign-on): Portal tích hợp hoặc cung cấp hệ thống đăng nhập một lần (một cửa). Nói cách khác, Portal sẽ lấy thông tin về người sử dụng từ các dịch vụ thư mục như LDAP (lightweight Directory Access Protocol), DNS (Domain Name System) hoặc AD (Active Directory).
Khả năng bảo mật: Portal cung cấp được các hệ thống xác thực và cấp phép mạnh. Bất kỳ sự tích hợp các hệ thống nào, với cơ đăng nhập một lần, đều phải được bảo mật và ngăn chặn các giao dịch không hợp lệ của người sử dụng trên các ứng dụng khác nhau.