Cách cài đặt email trên Google Apps

1. Email thường được gửi đi chậm do server bị nghẽn (thường gặp với sharing host).

2. Địa chỉ check email online khó nhớ và không phải ai cũng nhớ được

3. Bộ Editor của các dịch vụ email không tốt, không hỗ trợ font tiếng Việt.

4. Email của bạn dễ định danh là spam email vì IP máy chủ bị đưa vào blacklist.

5. Và nhiều lý do khác nữa...

Trong bài viết này hướng dẫn các bạn khắc phục các sự cố trên bằng cách sử dụng dịch vụ Google Apps để triển khai một hệ thống Mail Server trên Gmail theo tên miền riêng. Dịch vụ Google Apps của Google là một dịch vụ khá hay và cần thiết dành cho webmaster. Gói dịch vụ sử dụng trong bài viết là gói Google Apps Standard Edition (phiên bản miễn phí), có một số đặc điểm sau:

1. Hỗ trợ tối đa 50 địa chỉ email miễn phí theo tên miền riêng.

2. Khả năng bảo mật và tốc độ cực tốt.

3. Miễn phí băng thông không giới hạn.

4. Hỗ trợ setup Gmail với domain cá nhân.

5. Hỗ trợ Google Calendar, Google Docs và Google Sites.

6. Dung lượng hộp mail lên tới 7Gb (và liên tục được tăng thêm)

7. Hỗ trợ SMTP để bạn có thể sử dụng Outlook mọi phiên bản.

8. Thời gian Uptime dĩ nhiên là miễn bàn và không phụ thuộc máy chủ web của bạn sống hay chết (chỉ cần domain sống là đủ).

Điều kiện thực hiện

Bạn phải là người quản lý domain.

3. Email address: email ở đây không liên quan đến domain muốn setup (cho nên đừng bao giờ điền example@domain-cua-ban vào đó nhé.)

4. Phone : điện thoại.

5. Country/Region : miễn bàn ! Chọn Việt Nam.

6. Job title: chức danh. Ví dụ: Administrator.

7. Nhấp chọn: I understand that if I cannot alter DNS records for my domain, I may impact my organization's ability to use Google Apps.

Các thông tin còn lại bạn có thể điền hoặc không tùy theo sự hiểu biết của bạn.

Ở bước này bạn tiến hành setup thông tin người quản trị hệ thống (Người có quyền hạn cao nhất trong việc xác lập các thông tin, thêm địa chỉ email...)

Phần này thì các bác Webmaster làm nhiều rồi! Không có gì để hướng dẫn thêm.

Sau khi tạo tài khoản Google Apps Standard như đã nói ở phần đầu, chúng ta tiến hành cấu hình hệ thống email để sử dụng.

Bạn hãy truy cập vào địa chỉ https://www.google.com/a/domain-cua-ban với tài khoản administrator của người quản trị hệ thống mà chúng ta đã tạo ra ở phần hướng dẫn tạo tài khoản ở trên.

1. Cấu hình địa chỉ email

Sau khi đăng nhập bạn di chuyển đến mục Service Setting được đề cập đến trong hình dưới đây và lựa chọn phần Email.

Theo mặc định, để check email online (cách thông thường khi chúng ta không muốn sử dụng Outllook hoặc các ứng dụng đọc email dạng POP3) bạn phải nhập địa chỉ:

http://mail.google.com/a/domain-cua-ban

Để tăng tính chuyên nghiệp và tiện dụng cho các thành viên sử dụng hệ thống email này chúng ta tiến hành cấu hình nó về địa chỉ:

http://mail.domain-cua-ban

Bạn chọn Change URL từ trang hiện ra chúng ta sẽ có thông tin như sau:

Tất cả các record được liệt kê phía trên đều là MX Record. Nếu bạn được yêu cầu chỉ định loại bản ghi mình muốn thêm vào, hãy nhập "MX".

Bản ghi MX thường yêu cầu định dạng bản ghi DNS ở dạng đặc biệt, bao gồm một dấu chấm (".") ở cuối các tên miền được xác nhận đầy đủ (ví dụ "server. vnwebmaster.com.")

Cài bất kỳ giá trị TTL đến mức tối đa cho phép.

Sau khi xong bước này hệ thống email của bạn về căn bản đã hoàn thiện rồi.

PHẦN 3: SETUP EMAIL CHO OUTLOOK

Ở đây chúng ta sử dụng phiên bản Microsoft Office Outlook 2003, cách setup cho các phiên bản khác cũng tương tự nên chắc không cần phải làm từng bài riêng.

Để sử dụng được email cho Outlook cần kích hoạt tính năng POP3 của email đó. Hãy đăng nhập vào tài khoản email muốn setup và Enable tính năng POP.

Để sử dụng chế độ bảo mật SSL thì tính năng này cần phải được kích hoạt trong phần quản trị hệ thống của Google Apps.