Một chút kiến thức
Chỉ mục tốt hơn danh sách; chỉ mục là trực quan và thích hợp, cần có kỹ năng đặc biệt. Mặc dù tính năng lập chỉ mục của Word là mạnh và dễ dàng thực hiện, chìa khóa cho chỉ mục tốt là kế hoạch thực hiện.
Mục lục là chỉ mục chữ cái trong các từ chính trong cuốn sách hoặc tài liệu; chỉ mục là danh sách hoặc các mục tương đối trong thứ tự chữ cái. Khác biệt là gì? Mục lục là tập hợp các từ trong khi danh sách chỉ mục (liên quan) có ý nghĩa trong phạm vi của các tác phẩm viết. Chỉ mục cho thấy kết quả của một vài phân tích và kiến thức của từ.
Đây là loại chỉ mục đòi hỏi phải là chuyên gia trong vấn đề này vì đánh dấu các mục trong tài liệu thực tế. Khi tạo ra các chỉ mục, Word sử dụng các thẻ để xác định các chỉ mục. Nó mất nhiều hơn hoặc một phần, nhưng kết quả là hữu ích hơn với người đọc.
Chúng ta thường thấy cross-references, trong đó có hai loại: Xem và Xem thêm. Một điểm tham chiếu xem đến vị trí chính xác cho tài liệu tham chiếu mà không xác định tại điểm đó. Thay vì tìm kiếm không có gì, chỉ mục đưa người đọc đến mục khác. Đây là loại tài liệu tham chiếu có thể gây phiền nhiễu, vì vậy sử dụng chúng một cách khôn ngoan. Nếu không có gì giá trị theo ngữ cảnh là tại điểm đó, tại sao sử dụng các mục ở tất cả? Xem thêm tài liệu tham thiếu mục liên quan mà người đọc có thể tìm thấy hữu ích ngoài mục hiện thời. Chiều dài của tài liệu, chủ đề, và sự phức tạp sẽ đưa ra quyết định để sử dụng cross-references.
Trước khi bắt đầu đánh dấu lên các tài liệu, cần có kế hoạch. Nếu tổ chức có quy ước chỉ mục, thì OK. Nếu không, đây là một số điều cần xem xét:
- Sẽ cross-reference? Nếu vậy, sẽ bao gồm tài liệu tham chiếu Xem?
- Cách xử lý (ngữ pháp) các bài báo như The và A?
- Cách sắp xếp các số - bảng chữ cái hoặc số lượng?
- Cách hiển thị các tham chiếu mà nối nhiều hơn một trang duy nhất?
- Liệu chỉ mục table of contents và các heading khác?
Lời khuyên của tôi là gắn thẻ sau khi bạn đã thực hiện xong văn bản, chỉnh sửa, và định dạng tài liệu.
Các Index Tag là case- và space-sensitive. Nói cách khác, các từ "Cardinal" và "cardinal" là không giống nhau; cả hai sẽ xuất hiện trong chỉ mục. Tương tự như vậy, "Cardinal" và "Cardinal" sẽ không sắp xếp lại với nhau. Các ký tự trống ở đầu sau này sẽ buộc đó nhập vào top của chỉ mục.
Đánh dấu văn bản
Sau khi lên kế hoạch nội dung cho chỉ mục, bắt đầu gắn thẻ như sau:
1. Chọn các thuật ngữ mà chúng ta muốn đánh chỉ mục. Trong ví dụ này, chọn cụm từ Insert tab trong dòng đầu tiên của đoạn văn đầu tiên. Như bạn có thể thấy, điểm nhấn không bao gồm các khoảng trắng trước hoặc dấu phẩy và khoảng trống theo cụm từ.
2. Nhấp vào tab References, và sau đó nhấp vào Mark Entry trong Index group - hoặc nhấn [Shift] + [Alt] + [x]. Trong Word 2003, chọn Mark Index nhập vào menu Insert. (Nếu lệnh này không có sẵn trong Word 2003, sử dụng phím tắt hoặc xem các lệnh Word 2003 dưới đây.)
3. Nhấn vào Mark
Kết quả tag được hiển thị
Tag {XE "Insert tab"} là trường gồm các văn bản được đánh dấu và các thuộc tính bổ sung, chẳng hạn như cross-referencing. Trong ví dụ đơn giản này, chúng ta đã không thay đổi bất kỳ giá trị mặc định. Chúng ta không nói thêm cross-referencing hoặc áp dụng bất kỳ định dạng đặc biệt. Có thể có những lựa chọn khác. Trong tài liệu với nhiều tài liệu tab references, có thể muốn Tab mục chính và Chèn subentry. Thậm chí có thể làm cả hai, cross-references có thể sắp xếp.
Thêm thẻ chỉ mục thứ hai bằng cách đánh dấu galleries ở dòng đầu tiên, như trong hình. Lần này, thay thế galleries với gallery trong việc kiểm soát Main entry và sau đó nhấp vào Mark All.
Có thể khóa giới hạn và thay đổi mục.
Như bạn có thể thấy trong hình, các thẻ chứa từ gallery thay vì galleries. Mặc dù gallery là chỉ mục, chỉ mục sẽ tham chiếu các điểm cho galleries. Ngoài ra, bằng cách nhấn Mark All, đánh dấu tất cả các trường hợp giới hạn galleries trong tài liệu, ngoại trừ trong các bảng của nội dung và tiêu đề.
Thẻ thứ hai là khác nhau.
Bây giờ, chúng ta hãy nhìn vào mục phức tạp hơn - Quick Styles trong đoạn thứ hai. Trong thuật ngữ Word, Quick Styles là gallery. Như vậy, nó sẽ hợp lý gồm hai mục: một cho Quick Styles, và một dưới gallery.
{XE "Quick Styles" \ t "See also gallery"} Nhấp Cross-reference trong phần Options và thêm các văn bản Xem gallery để thêm tham chiếu chéo đến gallery cho các mục main entry Quick Styles. Cờ \t biểu thị tham chiếu chéo.
{XE "gallery: Quick Styles"} Nhập gallery như văn bản Main Entry và Quick Styles như văn bản Subentry để vào Quick Styles như subentry đến gallery.
Hình cho thấy kết quả của việc thêm hai thẻ chỉ mục:
Văn bản tương tự có thể được đánh dấu để tạo subentries và tham chiếu chéo.
Word 2003
Nếu vẫn đang sử dụng Word 2003 và lệnh Mark Index Entry là không có trên menu Insert, có thể sử dụng phím tắt để mở hộp thoại Mark Index Entry - hoặc thêm lệnh vào menu Insert như sau:
- Chọn Customize từ menu Tools, và sau đó nhấp vào tab Toolbars.
- Chắc chắn rằng Menu Bar được kiểm tra trong danh sách Toolbars (là mặc định, vì vậy nó phải được kiểm tra).
- Nhấp vào tab Commands.
- Trong danh sách Categories, bấm Tất cả các lệnh.
- Trong danh sách Commands, chọn MarkIndexEntry và kéo lệnh vào menu Insert.
- Kéo biểu tượng lệnh đến vị trí mà muốn lệnh xuất hiện trên menu.
- Đóng hộp thoại Customize.
Tạo ra các chỉ mục
Có một vài giới hạn và nhóm từ có thể chỉ mục trong tài liệu ngắn này, nhưng chúng ta hãy chuyển ngay bây giờ và tạo ra chỉ mục. Đặt con trỏ ở cuối của tài liệu (có thể bạn sẽ thêm trang mới cho tài liệu). Trong nhóm Insert (vẫn còn trên tab References), nhấn Insert Index. Trong Word 2003, chọn Reference từ menu Insert và chọn Index and Tables. Các thiết lập mặc định là đủ cho hoạt động đầu tiên, nhưng thay đổi cột đến 1, như thể hiện trong hình.
Tạo index một cột.
Bạn sẽ tìm thấy mục một cột, tương tự như trong hình, dễ dàng để thử và chỉnh sửa. Chỉ mục bao gồm các mục được gắn thẻ và số trang mà chúng xuất hiện. Chỉ mục cũng chèn một ngắt đoạn tự động.
Sửa đổi các chỉ mục
Mở rộng
Bạn đã học được rất nhiều, nhưng còn nhiều hơn nữa. Có một số tùy chọn mà bạn có thể sử dụng để tạo ra một chỉ mục tiên tiến hơn. Ví dụ, có thể tạo ra một subentry thứ hai bằng cách tách văn bản với ký tự dấu hai chấm (:). Mục cấp ba (và hơn nữa) hiếm khi cần thiết, nhưng Word cho phép tạo ra nhiều cấp độ.
Có thể định dạng các mục trong một vài cách sau:
- Trong hộp thoại Mark Index Entry, sử dụng tùy chọn Page number format để định dạng số trang.
- Trong thẻ, áp dụng định dạng cho văn bản nhập.
- Trong thẻ, sử dụng cờ.
Có một số cờ có thể chèn vào các thẻ để giành quyền điều khiển nhiều hơn:
- Sử dụng \b để in đậm mục.
- Sử dụng \i để in nghiêng mục.
- Sử dụng \t để thêm tham chiếu chéo.
- Sử dụng \r để tham chiếu bookmark
Bạn có thể sử dụng cờ này để tạo ra một loạt trang.
Hộp thoại Mark Index Entry có nút ở phía dưới gọi là AutoMark. Sử dụng nút này để tạo ra chỉ mục Concordance.
Không cần phải đóng hộp thoại Mark Index Entry mỗi khọađánh dấu mục. Để hộp thoại mở trong khi đánh dấu các cụm. Nếu điều khiển Main Entry không cập nhật các văn bản mới, click vào bên trong. Sau khi điều khiển hiển thị các văn bản mới, thiết lập các tùy chọn cần thiết, và nhấn Mark hoặc Mark All. Lặp lại cho đến khi Mark thực hiện. Sau đó đóng hộp thoại.
Sử dụng tùy chọn Show/Hide trong nhóm Paragraph trên tab Home để ẩn và hiển thị các thẻ chỉ mục khi cần thiết.