Thực ra, đây chỉ là một tùy chọn mặc định của Microsoft Outlook để giúp người dùng có thể xem nội dung của email dễ dàng và nhanh chóng, rất hữu ích với những dịch vụ email có thu phí vốn chỉ cho phép lưu giữ nội dung email trên máy chủ trong một khoảng thời gian nhất định.
Tuy nhiên, nếu thường xuyên sử dụng nhiều máy tính để đọc email thì bạn có thể tắt tính năng tự động tải email về máy tính trong Microsoft Outlook 2007 bằng cách:
Khởi động Microsoft Outlook, vào menu Tools> Account Settings, bấm đôi chuột vào tên tài khoản email mà bạn cần thao tác. Trong cửa sổ vừa hiện ra, bạn nhấn nút More Settings rồi chọn thẻ Advanced. Tại đây, bạn đánh dấu chọn vào ô Leave a copy of messages on the server. Sau cùng, nhấn OK để xác nhận. Nhấn nút Cancel nếu một cửa sổ Wizard nào đó hiện ra.
Ngoài ra, nếu nhà cung cấp dịch vụ email có hỗ trợ chuẩn IMAP thì bạn nên chuyển sang sử dụng chuẩn này thay vì sử dụng chuẩn POP3, không giống POP3 luôn tải email từ máy chủ về máy tính cá nhân, IMAP chỉ đồng bộ hóa dữ liệu giữa máy chủ và máy khách, do đó bạn không phải lo lắng gì khi sử dụng Microsoft Outlook để xem email trên nhiều máy tính.
Một điều quan trọng là, nếu nhà cung cấp email có hỗ trợ webmail thì bạn chỉ cần dùng trình duyệt web để xem email là xong, không cần dùng đến Microsoft Outlook nữa.