PDF (Portable Document Format), đúng như tên gọi của nó, là định dạng file được tạo ra để giúp việc chia sẻ nội dung qua email và web trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.
Tuy vậy, yếu điểm của định dạng này cũng nằm ở chính sự tiện lợi của nó. Cụ thể, file PDF dễ bị rò rỉ ra bên ngoài, vượt ra khỏi nhóm đối tượng người xem bạn mong muốn chia sẻ ban đầu.
Bạn có thể hạn chế yếu điểm trên bằng cách đặt mật khẩu bảo vệ file PDF. Khi bạn mã hóa (encrypt) file PDF, nó sẽ yêu cầu người xem nhập mật khẩu trước khi xem nội dung bên trong.
Tùy vào phần mềm bạn có, các bước đặt mật khẩu file PDF sẽ khác nhau. Sau đây là 3 cách để bạn thực hiện việc này trên Windows và macOS.
Cách 1: Sử dụng Microsoft Office
Nếu tài liệu của bạn được tạo ra từ bộ công cụ Microsoft Office (chẳng hạn Word, Excel, PowerPoint), bạn có thể dễ dàng mã hóa nó bằng cách lưu nó dưới dạng file PDF đồng thời đặt mật khẩu bảo vệ nó.
1. Mở file Microsoft Office với ứng dụng tương ứng.
2. Chọn File > Save as…
3. Tại hộp xổ xuống Save as type, bạn chọn PDF.
4. Nhấn nút Options, sau đó chọn mục Encrypt the document with a password.
5. Nhập mật khẩu và xác nhận nó. Nếu dự định chia sẻ file PDF cho người khác, bạn hãy chọn một mật khẩu bạn hiếm khi sử dụng.
6. Vậy là xong. Khi bạn mở tài liệu với trình xem PDF, nó sẽ được yêu cầu bạn nhập mật khẩu.
Nếu bạn chưa cài Microsoft Office, bạn có thể áp dụng cách này với bản dùng thử miễn phí 30 ngày của bộ công cụ Office 365 tại đây.
Cách 2: Sử dụng Adobe Acrobat
Nếu tài liệu bạn muốn đặt mật khẩu đã là file PDF, bạn có thể sử dụng Adobe Acrobat để đặt mật khẩu cho nó. Nếu chưa mua bản quyền Adobe Acrobat, bạn có thể tải về bản dùng thử 30 ngày của công cụ này tại đây.
1. Khởi chạy Adobe Acrobat và mở file PDF bạn muốn đặt mật khẩu.
2. Chọn File > Properties, sau đó chọn thẻ Security.
3. Tại hộp xổ xuống Security Method, bạn chọn Password Security.
4. Chọn mức độ tương thích cho file PDF của bạn tại mục Compatibility. Adobe Acrobat cho phép bạn tạo file tương thích với phiên bản thấp nhất của nó là 3.0. Bạn nên chọn mức độ tương thích khi bạn và người được chia sẻ không sử dụng cùng một phiên bản Adobe Acrobat. Nếu không, chúng sẽ không thể giải mã (decrypt) file PDF của bạn.
5. Đánh dấu chọn vào mục Require a password to open document sau đó nhập mật khẩu. Adobe Acrobat đồng thời hiển thị cho bạn biết độ mạnh mật khẩu thông qua thanh mức độ bên phải của khung nhập mật khẩu. Ngoài ra, bạn có thể vô hiệu hóa khả năng chỉnh sửa và in ấn tài liệu bằng cách chọn mục Restrict editing and printing of the document… và nhập mật khẩu vào ô Change Permission Password.
6. Nhấn nút OK để xác nhận các thay đổi.
Cách 3: Sử dụng Preview trên macOS
Nếu bạn đang sở hữu một chiếc máy Mac, bạn có thể đặt mật khẩu bảo vệ file PDF bằng ứng dụng có sẵn trên hệ điều hành của Apple.
1. Nhấp đôi chuột vào file PDF để mở nó với ứng dụng Preview.
2. Chọn File > Export.
3. Chọn mục Encrypt, sau đó nhập mật khẩu và xác nhận.
4. Nhấn nút Save.
File PDF được bảo vệ bằng mật khẩu sẽ được mã hóa và rất khó "vượt qua", trừ khi bạn nhập đúng mật khẩu. Đây là tiêu chuẩn chung cho tất cả các trình tạo và đọc file PDF.