Đối với những nhóm người thường xuyên trao đổi e-mail với nhau thì các website cung cấp dịch vụ Mail Group hay Mailing List rất có ích:
+ Mail Group giúp đơn giản hóa việc gởi email cùng lúc cho nhiều người: chỉ cần gởi cho 1 địa chỉ duy nhất thay vì đồng gởi cho cả danh sách dài.
+ Mail Group là công cụ quản lý danh sách thành viên, cung cấp không gian để lưu trữ tất cả thông tin trao đổi và giúp bạn dễ dàng theo dõi, tra cứu về sau.
Tuy nhiên, các dịch vụ này dễ bị người dùng lạm dụng để gửi spam email nên có thể bị các máy chủ ở Việt Nam ngăn chặn.
Google Groups là một trong số các dịch vụ Mail Group đáng tin cậy hiện nay vì họ có chính sách chống spam mail tốt và phục vụ miễn phí cho mọi người.
1. Đăng ký sử dụng dịch vụ Google Groups
- Trước tiên, bạn truy cập địa chỉ http://groups.google.com/ (giao diện tiếng anh) hoặc http://groups.google.com/?hl=vi (giao diện tiếng việt)
- Sau đó, bạn cần login = tài khoản Gmail.
2. Tạo nhóm mới
- Click vào nút "Tạo nhóm" để tạo group mới.
- Địa chỉ group sẽ có dạng:
Group email address: <TênNhóm>@googlegroups.com
Group URL (địa chỉ trang web lưu trữ toàn bộ thư trao đổi của nhóm):
http://groups.google.com/group/<TênNhóm>
- Click "Tạo nhóm của Tôi"
3. Nhập danh sách thành viên
- Bạn có thể nhập danh sách email của các thành viên cho nhóm ngay sau khi tạo nhóm hay bất kỳ lúc nào bạn cần.
- Bạn chọn 1 trong 2 hình thức tạo danh sách là
+ Invite (Gửi thư mời tham gia): mỗi địa chỉ sẽ nhận được thư mời và họ có quyền quyết định tham gia hay không.
+ Add (Thêm vào danh sách): trở thành thành viên ngay lập tức.
- Mỗi thành viên trong danh sách sẽ nhận được thư chào mừng tham gia, nếu bạn muốn họ khỏi thắc mắc thì nên viết thêm vài dòng giải thích vào khung "Viết thông điệp chào mừng".
4. Quản lý
Đối với nhóm mail do bạn tạo, bạn có quyền truy cập vào phần dữ liệu của nhóm để thay đổi thông tin về nhóm, xóa nhóm; sửa chữa, xóa mail; bổ sung, phân quyền cho thành viên.
Để thực hiện, bạn bấm chuột vào tên nhóm trong danh sách.
5. Những điều cần biết khi sử dụng
- Dung lượng lưu trữ hiện nay không hạn chế, tất cả các thư (kể cả file đính kèm) sẽ được nén lại.
- Không cho phép gửi kèm file thi hành (exe, com...).
- Không nên dùng hộp thư để gởi spam mail hay quảng cáo vì chỉ cần có người gởi thư phản đối cho Google là họ sẽ xóa nhóm của bạn ngay.
- Những địa chỉ không gửi mail được (sai địa chỉ, họp thư bị đầy) sẽ bị “cấm” trong danh sách.
- Bạn có thể tạo form đăng ký email để nhúng vào website (cho phép khách hàng nhập email vào group).
- Để xóa tên khỏi danh sách thành viên, bạn có thể gởi e-mail cho địa chỉ [Groupname]-unsubscribe@googlegroups.com