Google Calendar là một ứng dụng khá tuyệt vời giúp hàng triệu người dùng làm việc tốt hơn. Nhiều người không sử dụng thường xuyên, chỉ sử dụng cho các sự kiện quan trọng.
Calendar Google có một số công cụ ẩn và tính năng có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lập lịch trình cho các cuộc họp, và tự động hoá phần lịch. Hữu ích nhất trong số này được liệt kê dưới đây. Kết hợp với một số phần mở rộng trong Chrome, bạn sẽ sử dụng đầy đủ chức năng mà Google Calendar hiện có.
1. Làm sao có thể sử dụng được Google Calendar?
Để sử dụng được Google Calendar người dùng chỉ cần đăng ký một tài khoản Google. Sau đó truy cập vào địa chỉ sau:
http://www.google.com/calendar và sử dụng tài khoản Google để đăng nhập. Nếu chưa có tài khoản Google có thể bắt đầu tạo bằng cách chọn tạo tài khoản.
Sau khi đăng nhập vào tài khoản, giao diện của website lịch Google Calendar như hình dưới đây:
2. Sử dụng các chức năng cơ bản của Google Calendar
2.1 Tạo Lịch làm việc cá nhân, tạo sự kiện và chia sẻ lịch với mọi người.
Để thực hiện các thao tác trên chúng ta chú ý các chức năng ở góc bên phải của Website được thể hiện ở hình bên
Các chức năng tương ứng các chú thích trong hình bên như sau:
(1)Tạo và điều chỉnh sự kiện.
(2)Tạo lịch và cài đặt lịch.
(3)Chia sẻ lịch với mọi người.
2.2 Tạo lịch và cài đặt lịch.
Chọn vào phần cài đặt. Giao diện cài đặt như sau
a. Tạo lịch mới.
Chọn phần Tạo lịch và điền vào các thông tin theo gợi ý sau:
- Tên lịch: Ví dụ: Lịch công tác, lịch cá nhân….
- Mô tả: Các mô tả thông tin của lịch.
- Google Account Video Purchases: Chỉ định một vị trí chung sẽ giúp mọi người tìm kiếm sự kiện trên lịch của bạn (nếu là lịch công cộng)
- Múi giờ của lịch: Chọn Việt Nam và múi giờ tương ứng.
- Chuyển thành lịch công cộng: Nếu đánh dấu vào phần này, các sự kiện của bạn sẽ được các người dùng khác tìm thấy khi tìm kiếm trên Google.
- Chia sẻ với người cụ thể: Trong phần này người dùng có thể nhập vào cụ thể địa chỉ của từng người muốn chia sẻ. Khi đó các đối tượng này sẽ được nhận một email để truy cập vào xem lịch.
- Sau khi hoàn thành các yêu cầu thông tin trên. Chọn Lưu
b. Cài đặt lịch
3. Ý nghĩa các chức năng:
Chỉ hiển thị lịch này
Khi chọn chức năng này (nếu bạn có nhiều lịch) thì Google Calendar chỉ hiển thị các sự kiện trong lịch đang chọn.
Cài đặt lịch
Khi chọn cài đặt lịch. Cần chú ý các thông tin sau:
- Tên lich: Có thể sửa đổi tên lịch và lưu lại
- Nhúng mã HTML của lịch: Nếu bạn muốn nhúng Lịch làm việc vào Website thì chọn Copy đoạn mã HTML này và dán vào website cần hiển thị.
- Địa chỉ Lịch: Địa chỉ để truy cập lịch, bạn có thể thay đổi địa chỉ này.
Lưu ý: Để người khác có thể xem được lịch của mình, lịch phải được cấu hình chia sẻ.
Tạo sự kiện trên lịch
Tạo sự kiện trên lịch để thông báo. Trong phần nội dung chúng ta nhập công việc sẽ thực hiện trong thời gian đó. Đối với các công việc được lặp đi lặp lại cố định chúng ta chọn ở phần lặp lại.
Chia sẻ lịch
Chức năng này dùng để chia sẻ lịch với các cá nhân khác.
Thông báo
Chức năng này dùng để gửi thông báo khi đến thời gian thực hiện sự kiện. Thông báo có thể được gửi qua email hoặc SMS (Tin nhắn) đến số điện thoại di động của bạn.
Gửi đến bạn bè
Dùng để mời bạn bè sử dụng dịch vụ Google Calendar
4. Đếm ngược sự kiện tiếp theo
Nếu không biết thời gian sự kiện còn bao lâu nữa thì kết thúc, bạn nên kích hoạt Countdown Timer.
Vào setting > chọn Labs, sau đó kích hoạt Next Meeting
Ở bên phải của lịch, bạn sẽ thấy chính xác bao lâu đến sự kiện tiếp theo.
5. Nhận thảo luận(những việc phải làm) vào trong mail thay vì vào calendar
Nếu bạn không muốn liên tục kiểm tra lịch, bạn có thể có một chương trình nghị sự hàng ngày được gửi thẳng vào hộp thư.
Để thiết lập, vào Settings> Calendars, chọn chỉnh sửa thông báo
6. Kết hợp lịch trình của nhiều người dùng
Giả sử bạn muốn có cái hẹn hợp lý với người bạn, nhưng không biết bạn rảnh hay bận. Bạn chỉ việc yêu cầu người bạn chia sẻ kế hoạch cho bạn thông qua chức năng chia sẻ lịch như hình bên dưới.
Bạn chỉ việc so sánh lịch của bạn và lịch của người mà bạn muốn có hẹn.
7. Tham gia cuộc họp video
Nhiều người vẫn có thói quen lỗi thời trao đổi Skype thông qua cuộc gọi video. Một lựa chọn dễ dàng hơn là google calender, với nút Tham gia họp trong mỗi sự kiện Google Calendar.
Mỗi người được mời đến sự kiện này sẽ có thể nhìn thấy nút này. Khi nhấn vào, tất cả được đưa đến Google Hangouts cuộc gọi video, mà không cần phải sử dụng các ứng dụng khác, hoặc chia sẻ URL.
8. Email đến tất cả người tham dự
Khả năng email số lượng lớn người tham dự sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm từ gửi email cho mỗi người tham dự cá nhân để nhắc nhở họ về cuộc họp ngày mai. Trước khi làm điều này, chắc chắn rằng tất cả mọi người được thêm vào sự kiện của bạn, nếu không họ sẽ không nhận được email của bạn.
Để gửi email số lượng lớn, mở sự kiện của bạn. Trong khách, nhấp vào Email Khách. Một email pop-up sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể soạn tin nhắn.
9. Đính kèm tệp tin chia sẻ
Tại sự kiện, chọn đính kèm tệp tin để chia sẻ đến người dùng.